Par des écrits datés : courriels, lettres recommandées, comptes rendus de chantier signalant chaque cause de retard au moment où elle survient. La preuve écrite est décisive pour contester une pénalité.
La contestation d'une pénalité repose sur votre capacité à démontrer que le retard vient d'une cause extérieure : intempéries, modifications sans avenant, autres corps d'état. Il faut donc formaliser ces causes dès leur survenance et non a posteriori. Si la pénalité reste indue ou excessive, l'article 1231-5 du Code civil permet au juge de la réduire.
Un couvreur tient un journal de chantier avec relevés météo et photos horodatées à chaque jour de pluie empêchant l'intervention en toiture. Lorsque le client invoque un retard, ce journal constitue sa preuve.